Votre entreprise peut terminer un contrat, envoyer sa facture et quand même manquer d'argent pour payer ses prochains comptes. Le travail est fait, mais le client peut avoir 30 ou 60 jours pour payer. Pendant ce temps, vos employés attendent leur paie et vos fournisseurs ont leurs propres échéances.
Pour comprendre le problème, il faut savoir combien d'argent sera dans le compte le jour où chaque paiement doit être fait.
Commencez par les dates de paiement
Une facture envoyée ne correspond pas encore à de l'argent reçu. Si vos clients vous doivent 70 000 $, mais que votre compte bancaire contient seulement 18 000 $, vous ne pouvez pas utiliser les 70 000 $ pour payer les dépenses de cette semaine.
Préparez un calendrier pour les 14 prochains jours. Inscrivez le solde de départ, les paiements que vous prévoyez recevoir et les factures qui viennent à échéance. Pour les clients, choisissez une date de paiement réaliste. Si un client paie souvent en retard, préparez aussi un scénario où l'argent arrive plus tard.
Notre guide pour estimer les besoins de fonds de roulement présente une prévision sur plusieurs semaines. Ici, nous nous concentrons sur les décisions à prendre quand un paiement important approche.
Exemple : la paie arrive avant le paiement du client
Imaginons un distributeur canadien qui possède 18 000 $ aujourd'hui. Il doit payer ses employés et ses fournisseurs pendant les deux prochaines semaines. Les montants sont inventés pour expliquer le calcul. Ils ne représentent ni un dossier réel de BGC ni une offre de prêt.
| Jour | Argent reçu | Argent payé | Solde après paiement |
|---|---|---|---|
| Départ | — | — | 18 000 $ |
| 2 — facture fournisseur | — | 16 000 $ | 2 000 $ |
| 4 — paiement d'un client | 9 000 $ | — | 11 000 $ |
| 7 — salaires | — | 24 000 $ | −13 000 $ |
| 9 — deuxième fournisseur | — | 8 000 $ | −21 000 $ |
| 11 — paiement important d'un client | 35 000 $ | — | 14 000 $ |
| 14 — prochaine paie | — | 18 000 $ | −4 000 $ |
Au jour 9, le solde prévu atteint −21 000 $. C'est le manque le plus important de cet exemple. Un solde négatif dans une prévision signifie que l'entreprise n'aurait pas assez d'argent pour effectuer tous les paiements prévus. Cela ne veut pas dire que la banque lui permettrait d'avoir un compte à découvert.
Supposons que le propriétaire veut aussi garder 10 000 $ pour les dépenses imprévues. Il devrait alors prévoir 31 000 $ de liquidités disponibles au moment le plus difficile : 21 000 $ pour combler le manque et 10 000 $ de réserve. Ce montant sert à la planification. Il ne représente ni une somme approuvée par un prêteur ni une recommandation d'emprunter exactement 31 000 $.
Le retard d'un client peut changer la situation. Si le paiement de 35 000 $ attendu au jour 11 arrive plutôt au jour 16, le solde prévu après la paie du jour 14 descend à −39 000 $. Avec la même réserve de 10 000 $, le besoin temporaire atteint 49 000 $.
Que vérifier avant de chercher du financement?
Commencez par confirmer les paiements que vous attendez réellement. Demandez à vos clients si leurs factures sont approuvées et quand ils prévoient payer. Vérifiez les dépôts déjà promis. Relisez aussi les conditions de vos fournisseurs avant de supposer qu'une facture peut être reportée.
Distinguez ensuite les obligations qui doivent être respectées des dépenses que vous pouvez choisir de remettre. Les salaires, les retenues et les autres obligations légales doivent être payés selon les règles applicables. Si vous croyez ne pas pouvoir respecter une échéance, demandez rapidement conseil à un professionnel compétent. Ce guide sert à prévoir les mouvements d'argent; il n'autorise aucun retard de paiement obligatoire.
Un fournisseur peut parfois accepter une autre date de paiement, surtout si vous communiquez avec lui avant l'échéance. Assurez-vous que toute nouvelle entente est claire. Vous pouvez aussi vérifier si un achat de stocks non urgent peut attendre.
Quelles options peuvent aider à combler le manque?
Une marge de crédit d'entreprise peut être une option à examiner si votre entreprise manque d'argent pendant de courtes périodes et prévoit rembourser les sommes utilisées lorsque les clients paient. La limite disponible, les intérêts, les frais et les conditions de renouvellement dépendent de l'entente du prêteur.
Le financement du fonds de roulement peut aussi aider à examiner des dépenses courantes qui arrivent avant les rentrées d'argent. Les versements et le coût total doivent toutefois correspondre à ce que l'entreprise peut réellement payer. Un client qui risque de ne jamais régler sa facture présente une situation différente d'un paiement fiable qui arrive simplement plus tard.
Il existe aussi des modes de financement liés aux factures. Leur fonctionnement et leurs conditions varient; ils ne font pas partie des cinq produits que BGC présente actuellement sur son site. Le point important est de choisir une obligation de remboursement que votre entreprise pourra soutenir.
Que pourrait demander un prêteur?
Préparez une explication simple de la situation : pourquoi l'argent manque, quelles factures arrivent à échéance et comment l'entreprise prévoit rembourser un financement. Un prêteur peut demander des relevés bancaires, des factures de clients, des dépenses de paie, un calendrier de trésorerie ou des renseignements sur les dettes existantes. Les exigences varient.
BGC agit comme courtier en financement et non comme prêteur direct. Nous examinons les demandes et pouvons transmettre une demande complète à des partenaires de financement sélectionnés, conformément au consentement donné dans le formulaire. BGC ne consulte pas lui-même les dossiers de crédit; un prêteur peut demander votre autorisation pour le faire. Pour en savoir plus, consultez les critères que les prêteurs examinent.
Par où commencer?
Repérez la première date où votre solde risque de devenir insuffisant, puis le montant nécessaire pour passer cette journée. Refaites le calcul si le client paie une semaine plus tard que prévu. Vous aurez ainsi une meilleure idée de ce qu'il faut discuter avec vos fournisseurs et de ce que vous devez comparer dans une offre de financement.
Vous pouvez consulter notre page sur le financement du fonds de roulement ou faire une demande. BGC reçoit des demandes de 30 000 $ CA à 5 millions de dollars CA. Il s'agit de notre fourchette générale de demandes, et non d'une garantie d'admissibilité auprès d'un prêteur.
Sources
- BDC — Financing for payroll: How to pay salaries in a cash flow crunch. Présente les écarts entre les cycles de paie et de paiement des clients.
- BDC — Techniques for better cash flow management. Explique les entrées et sorties d'argent et les besoins de fonds de roulement.
Ce guide contient des renseignements généraux et des calculs illustratifs. Il ne remplace pas les conseils financiers, comptables, juridiques ou d'un prêteur. Les demandes de financement sont soumises à une évaluation et aux conditions du prêteur.